Verschillen in mening en in belangen zijn dagelijkse kost in organisaties. Sommige conflicten verharden, sommige persoonlijkheden lijken niet compatibel. Mediation/Bemiddeling is een manier om hiermee om te gaan op een redelijke en constructieve manier. Het zijn de betrokkenen zelf die een oplossing vinden of een overeenkomst maken waarin elkeen zich kan vinden en waarmee ze in de toekomst terug samen door een deur kunnen.
Wat is mediation
Definitie
Alleen in Vlaanderen wordt het woord “bemiddeling” gebruikt, in andere landen spreekt men over “mediation”. Daarom verkiezen we de term “mediation” omdat het begrip universeler is. Mediation is een methode van conflictbehandeling waarbij de betrokken partijen gebruik maken van een neutrale “mediator”, die de dialoog en het wederzijds begrip bevordert en partijen begeleidt bij het vinden van een eigen oplossing. De mediator heeft geen ander mandaat dan het faciliteren van de gesprekken. Hij mag geen druk uitoefenen om een bepaalde uitkomst door te duwen. Hij speelt een neutrale rol, luistert, reageert constructief, toont begrip. Hij vangt de emoties op, zodat er opnieuw naar elkaar kan geluisterd worden. Hij beïnvloedt de sfeer in positieve zin. Hierdoor maken partijen vooruitgang in het vinden van een oplossing of overeenkomst.
Informeel of formeel
Mediation in arbeidsorganisaties kan vrij informeel ingezet worden bij belangentegenstellingen of een conflict.
De mediation kan een formele vorm aannemen wanneer een personeelslid een klacht indient wegens pesten of grensoverschrijdend gedrag door een collega, chef of medewerker. Naargelang de aard en de inzet van het conflict zal de mediation aan procedureregels onderworpen zijn. Wat is de aard van het conflict? Wie zijn de betrokken partijen? Is er machtsafstand tussen beiden? Wat is de mogelijke impact van het conflict voor de organisatie? Is er een strafrechtelijke dimensie? Aan de hand van dergelijke criteria zal iemand kiezen voor een informele bemiddeling dan wel voor een formele procedure. Meestal zal het volgen van de formele klachtenprocedure het conflict verhevigen. Soms is dit niet te vermijden…
Mediation: meer dan een geschilbeslechting…
De kunst om de fundamentele verschillen tussen mensen te aanvaarden
De kunst om stil te staan, om contact te maken met de echte behoeften en vragen van mensen
De kunst om de gelaagdheid van menselijk gedrag te doorzien
De kunst om de dynamiek te begrijpen in de wederzijdse beïnvloeding
De kunst om terug te komen op een ingenomen standpunt
De kunst om emotionele knopen los te maken door luisteren en begrip
De kunst om elkaar tegemoet te komen en sorry te zeggen, omdat je informatie miste
De kunst om loyaal de gemaakte afspraken uit te voeren en om woord te houden
Een gelegenheid om op korte tijd veel bij te leren over samen-werken.
Mediation in een professionele omgeving
Mediation bevordert directe dialoog, eerlijke communicatie en een begripvolle houding tussen medewerkers onderling en tussen leidinggevende en medewerker
Mediation op het werk wordt toegepast in de private en de publieke sector, de social profit en non-for-profit. Het doel is om het aantal conflicten te verminderen, aanvaringen te voorkomen, dialoog en samenwerking te stimuleren. Door Mediation toe te passen, verandert de bedrijfscultuur.
Onze mediators hebben allen de nodige ervaring en de noodzakelijke expertise om bedrijven en organisaties te begeleiden wanneer zij kiezen om conflicten op te lossen met de minste schade.
Er zijn meerdere mogelijkheden om Mediation in te zetten, zie “ons aanbod”.
How does Mediation Work – YouTube
Ons aanbod
Externe Mediator
Er doen zich conflicten voor die aan het verharden zijn ?
Wij komen tussen als externe Mediator in geval van conflict of belangentegenstellingen. Absolute confidentialiteit is verzekerd.
We kunnen de leidingevende coachen om zelf de rol van Mediator op zich te nemen.
Wij kunnen u helpen om een interne Mediation dienst in te richten.
Wij kunnen u zelfstandige Mediators voorstellen met veel ervaring in Mediation, in individuele coaching of teaminterventies (zie link « onze mediators”)
Opleiding
Zijn er mensen in uw bedrijf/ organisatie die willen optreden als Mediator op het werk ?
Wij beschikken over een netwerk van geaccrediteerde trainers en geaccrediteerde opleidingsinstitu-ten (zie link «onze partners ») die we u kunnen voorstellen, zowel voor interne opleidingen als voor open opleidingen.
Wij kunnen een opleiding “op maat” ontwikkelen, om de competenties van de HR-verantwoordelijken te perfectioneren, van de kaderleden, van de leidinggevenden. Zij zullen nog effectiever kunnen interveniëren, tot conflictoplossing komen en moeilijke gesprekken tot een goed einde brengen.
Ook supervisie en ondersteuning van beginnende mediators door een expert behoort tot de mogelijkheden.
Audit
U wilt begrijpen waarom uw onderneming herhaaldelijk geplaagd wordt door conflicten ? Of het bedrijf gaat door een moeilijke periode , en dit weerspiegelt zich in ziekteverlof, burn out, het vertrek van goede mensen? De bedrijfs-cultuur strookt niet met de huidige strategie ?
Wij kunnen een onderzoek uitvoeren zodat u de juiste maatregelen kan treffen om menselijke schade te voorkomen alsook negatieve bedrijfsresultaten.
Wij hebben een goede kennis van de dynamiek van personen, teams en organisaties. We zijn op de hoogte van het juridische kader waarbinnen u moet opereren, maar geven de voorkeur aan een psychosociale benadering, boven formele procedures.
Advies
U wenst een overkoepelende strategie uit te rollen die de bedrijfscultuur én de sociale relaties aanpakt?
Wij kunnen u bijstaan bij de ontwikkeling van communicatie-projecten, HR-systemen, leider-schapsontwikkeling, preventie-maatregelen… kortom projecten die elkaar versterken en die resulteren in bedrijfsresultaten.
Wij beschikken over consultants die de ervaring, competenties en credibiliteit hebben om u te begeleiden bij uw complexe verbeterprojecten.
Procedure
Praktische aanpak
Meestal worden volgende stappen doorlopen. Zie ook vragen & antwoorden onder FAQ.
1. Contact met de initiatiefnemer: praktische informatie-uitwisseling
2. De informatiefase: het eerste gesprek: waarover gaat het? Welke kwesties moeten besproken worden? De prijsopgave¹, op basis van de evaluatie van de situatie
3. Het psychologisch contract van betrokken partijen en de ondertekening van het geschreven mediation-contract, annex gedragscode bemiddeling (1)(2)
4. De gesprekken
5. Het akkoord, de toetsing, de ondertekening
6. De afhandeling van de formele stappen/ juridische aspecten
(1) Naast het gewone honorarium is er mogelijkheid om rechtsbijstand aan te vragen voor cliënten die hiervoor in aanmerking komen (zie kosteloze of gedeeltelijk kosteloze bemiddeling: http://mediation-at-work.be/wp-content/uploads/2022/07/de_bemiddeling_folder-van-justitie.pdf
(2) www.fbc-cfm.be/nl/inhoud/deontologische-code-0
(3) er wordt een model-mediation-overeenkomst gebruikt
FAQ
Is Mediation aangewezen in werkorganisaties ?
Mediation is ‘in’. Voor geschillen die zich afspelen in de private sfeer, zoals in de familiale context, tussen buren, in onderwijsinstellingen, maar ook geschillen in de arbeidssfeer of tussen zakelijke partners worden steeds vaker via mediation beslecht. Mediation is aangewezen in elke context waar mensen tegengestelde belangen hebben of een verschillende visie op een correcte wederzijdse bejegening. De welzijnswet (preventie en bescherming van de werknemers op de werkplek) heeft gezorgd voor een grote toevloed van bemiddelingen in de arbeidssfeer.
In werkorganisaties maken we het onderscheid tussen particuliere en collectieve conflicten. Bij interpersoonlijke conflicten kan mediation perfect ingezet worden. Bij collectieve conflicten zullen syndicale verenigingen tussenkomen of een andere erkende werknemersvertegenwoordiging. Wanneer de onderhandelingen tussen sociale partners vastlopen kan er beroep gedaan worden op een “sociale bemiddelaar”. Deze zal gebruik maken van onderhandelingstactieken. Dit is geen “mediation” in de betekenis die wij geven aan mediation.
Wie neemt het initiatief voor een mediation?
Elkeen die betrokken is bij een belangenconflict, een grensoverschrijdende situatie of een moeilijke/vastgelopen werkrelatie kan een bemiddeling aanvragen. Ook de werkgever kan hierop aansturen. Vaak zal de preventieadviseur of de vertrouwenspersoon van het bedrijf het eerste aanspreekpunt zijn, maar ook de directe chef of de personeelsafdeling komen in aanmerking als verwijzer. Tenslotte kan de rechtbank een bemiddeling opleggen.
De voorwaarde om een mediation te starten is dat de betrokken partijen ervoor open staan en bereid zijn mediation een kans te geven voor het oplossen van hun tegenstellingen.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor een Mediation project?
Naargelang de complexiteit van de zaak en naargelang de houding van de deelnemende partijen, zal een mediation korter of langer duren, gemiddeld gaat het om 2 à 4 gesprekken. De duurtijd van het gesprek kan in overleg met de partijen vastgelegd worden. Anderhalf uur per gesprek is het gemiddelde. Wanneer er zeer veel moet besproken worden, wordt ofwel de duurtijd van elk gesprek, dan wel het aantal gesprekken vermeerderd.
Hoeveel kost een Mediation?
De tarieven verschillen naargelang het om een mediation tussen particuliere initiatiefnemers gaat dan wel om een bedrijfsinterne mediation of een geschil tussen vennoten.
De tarieven voor bemiddeling in het kader van de welzijnswet ter preventie en bescherming van de werknemers op het werk, die lopen via een externe preventiedienst, liggen min of meer vast en worden grotendeels via de werkgeversbijdragen betaald.
Mediations kunnen verschillen naargelang de complexiteit, het aantal te bespreken kwesties, maar ook naargelang de houding van de participanten, het aantal betrokken partijen, de aard van de gewenste verslaggeving enz. Kortom de kostprijs is afhankelijk van de vereiste werklast. Voor verplaatsingskosten wordt een km-vergoeding aangerekend. De basisrichtprijs voor particulieren is 50,00 euro/uur + BTW 21%. Voor ondernemingen en vennoten geldt 100,00 euro/uur + BTW 21% voor een bemiddelingsgesprek (fiscaal aftrekbaar).
Bij overige bedrijfsinterne interventies (team-mediations, coaching, training, audit, advies) worden marktconforme prijzen aangerekend. Na het intakegesprek wordt een gedetailleerde offerte opgesteld.
Is mediation ook mogelijk tussen meer dan twee partijen?
Dit is inderdaad mogelijk. Eén voorbeeld: stel dat een (management)team niet tot een beslissing komt omdat de belangen teveel verschillen, dan kan een mediation plaatsvinden met meerdere participanten en best meer dan een mediator.
Wie nemen er deel aan een Mediation ?
Gewoonlijk treden de betrokken personen op voor zichzelf, elk in eigen naam. Wanneer een partij wenst andere personen, deskundigen of vertegenwoordigers te betrekken, moet gekeken worden of alle partijen akkoord zijn en of de machtsbalans tussen de partijen in evenwicht is. Partijen moeten op gelijkwaardige basis kunnen deelnemen aan het gesprek. In elk geval zal iedere persoon die deelneemt aan de mediation de vertrouwelijkheidsclausule moeten ondertekenen en respecteren.
Wat is het verschil met een rechtszaak ?
Vooreerst vindt een rechtszaak normaal haar beslag in de publieke ruimte. Niet iedereen wenst dit. Er zijn nadelen aan de gerechtelijke procedure, zoals de integrale kostprijs van een geding, de langere wachttijden, het soms onvoorspelbare van rechterlijke uitspraken. Het feit om voor de rechtbank gedaagd te worden door de ander kan de relatie totaal ondermijnen. De wetgever voorziet geen regel voor elk soort gedrag en geen straf voor elke soort belangenschending.
De mediation is gebaseerd op de hedendaagse inzichten van de psychologie: de communicatietheorieën, de algemene systementheorie, contextuele therapie, psychodynamische inzichten, groepsdynamica, organisatieleer… Het doel is om de communicatie te herstellen en inzicht in en begrip voor elkaars zienswijze te bevorderen. Vooral voor wie in de toekomst nog samen door een deur moet, betekent het (her)openen van de communicatie een belangrijke winst.
Het is een totaal andere benadering dan de juridische,. Toch moeten de onderlinge afspraken getoetst worden aan de vigerende rechtsregels, voor zover ze raken aan het dwingende recht, aan de openbare orde. Daarom kunnen partijen hun afspraken laten nalezen door een gespecialiseerde raadsman, vooraleer ze het akkoord ondertekenen. Naargelang de context zal het akkoord door de rechtbank moeten gehomologeerd worden.
Wie bewaakt de uitvoering van het akkoord?
Omdat bij een mediation de betrokkenen zelf een oplossing bedenken voor hun geschillen, is de kans dat ze die afspraken uitvoeren veel groter dan bij een rechterlijke beslissing. Het doel van de mediation is dat de afspraken het gehele conflict oplossen. Mocht achteraf blijken dat een gekozen oplossing niet werkt, kan er een vervolgafspraak gemaakt worden om dit probleem uit te spitten en op te lossen. De mediator zal de vraag expliciet stellen: “En wat als een van jullie zich niet aan de afspraken houdt, hoe gaan jullie dat aanpakken?
De afspraken worden tijdens en na de mediation op papier gezet en vrijwillig ondertekend. Wanneer het een mediation betreft in het kader van een juridische procedure, homologeert de rechter de overeenkomst en kan zij de uitvoering bevelen.
Kan iemand verplicht worden om deel te nemen aan een Mediation?
Een mediation zal niet succesvol zijn als een van de partijen er niet vrijwillig aan meewerkt. Toch kan de rechter een bemiddeling opleggen. Partijen kunnen zelf een erkende bemiddelaar kiezen en als ze niet overeenkomen zal de rechter een mediator toewijzen. Indien een partij geen enkele baat meent te hebben bij een overeenkomst of niet gelooft in de goede trouw van de ander(en), is de kans groot dat ze niet in gesprek wenst te gaan en de bemiddeling mislukt. Toch kan de mediator in een intakegesprek de drempel verlagen door vertrouwen te wekken.
In een werkcontext zijn er vaak partijen met ongelijke positie in de hiërarchie. Hoe wordt daar mee omgegaan ?
Het is eigen aan de methodiek van de mediation en aan de rol van de mediator om een evenwichtige behandeling van het geschil te bewaken en de machtsbalans in evenwicht te brengen. De mediator moet ervoor zorgen dat partijen op een gelijkwaardige manier aan bod komen bij het uitklaren van de kwesties en bij het tot stand komen van de oplossingen. De mediator is gehouden aan een deontologische code, centraal hierin is zijn onpartijdigheid en onafhankelijkheid. Indien hij zijn objectiviteit, om welke reden dan ook, niet gewaarborgd weet, moet hij zich onthouden van de mediation. Hij zal de zaak dan doorgeven aan een collega.
Een caucus, dit is een apart onderhoud met een, beide of alle partijen kan noodzakelijk zijn om machtsonevenwicht bij te sturen.